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Pedro Maldonado O. Redacción Quito / LÍDERES
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Los ejecutivos sortean hasta el huso horario

En el mundo de los negocios el cumplimiento de horarios es crucial. Hoy, con la expansión de las multinacionales y una conectividad en permanente crecimiento, los horarios entre países, regiones y continentes van desapareciendo, lo que representa una nueva exigencia para ejecutivos y empresarios.

Es frecuente escuchar que una reunión de trabajo se cumple a las 12:00 de Ecuador y 14:00 de Brasil. O que ejecutivos asentados en EE.UU. tienen que estar pendientes de la hora en países de Europa o de Asia para sus negocios.

El ecuatoriano Andrés Garzón, socio de la compañía tecnológica Jobsity (con sede en Nueva York), cuenta que su empresa tiene clientes en EE.UU., Rumania, Ucrania y Filipinas. "Con los dos países europeos tenemos una reunión todos los días de 09:00 a 11:00, hora de Nueva York; y 16:00 a 18:00, de Rumania y Ucrania. Definimos las metas, las tareas y objetivos del día siguiente".

Garzón señala que en estos casos se necesita una apertura de parte de la empresa para tener flexibilidad y, por ejemplo, empezar más tarde la jornada.

En el caso de sus trabajos con clientes en Filipinas, Garzón explica que se han utilizado horarios extendidos para hacer reuniones. "Se negocia un horario que no afecte tanto a la vida cotidiana de ellos como a la nuestra y así es más fácil. Con Filipinas existen 12 horas de diferencia y por eso hemos hecho las reuniones a las 09:00, que para ellos es 21:00".

Un consejo de Garzón es contar con un sistema informático de project management (administración de proyectos) bien definido y un protocolo funcional. "Entonces, no es necesario despertarse a las 03:00 para ver lo que está pasando. Todo se registra en el software y eso define el trabajo que se hizo y lo que falta".

Otra experiencia la tiene Geovanny Romero, quien ha colaborado en 'distintos horarios' con Continental Tire, el Tecnológico de Monterrey en México y PDMA, una organización que promueve la innovación. Él cuenta que en el país azteca se enviaba un e-mail a personas en Europa o Asia consultando un día y hora posibles para una reunión. "En Continental Tire, cuando se hablaba con la oficina matriz, en Alemania, se revisaban modelos nuevos o resultados a las 08:00 de Ecuador y 16:00 de Alemania".

Romero señala que la clave pasa por que cada empresa cuente con un sistema de comunicación que facilite las reuniones de negocios sin importar horas.

Los viajes que incluyen cambios de hora tampoco son obstáculo. Alejandro Palacios, alto ejecutivo de DHL Global Forwarding tiene su base de operaciones en Miami y el año pasado, por trabajo, viajó 193 000 kilómetros. Cuenta que para quienes están en el continente americano es más fácil porque se puede empezar el día temprano y cubrir varias llamadas internacionales antes de llegar a la oficina. "El idioma de los negocios es el inglés y la gente quiere ver información y poder tomar decisiones".

Palacios cuenta que un riesgo de la distancia es perder el rumbo. Por eso, añade, hay que asegurarse de definir planes estratégicos muy detallados cada cinco años. "Y estar cerca del negocio en los países y con nuestros clientes".

Las herramientas

Para fijar citas. Herramientas como Google calendar permiten hacer una cita que se configura en el horario de la contraparte, según su hora.

El project management.  Para manejar proyectos existen aplicaciones como Jira, Basecamp, Trello, Youtrack entre otras, unas pagadas y otras, gratuitas.

Los viajes.  Cuando se viaja a países con diferentes horarios lo mejor SEnS es tratar de adaptarse inmediatamente a las horas del país al que uno llega. No duerma hasta que llegue la noche.

Planes. El departamento de salud ocupacional de una empresa tiene que elaborar planes para ejecutivos que viajan.

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