Los especialistas señalan que el uso de herramientas como el e-mail debe respetar el tiempo de los trabajadores. Ilustración: Ingimage

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Redacción Quito (I)
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El e-mail fuera de oficina, un problema

19 de mayo de 2016 10:27

Hoy en día las empresas están en una constante presión por aumentar sus ventas y ser más competitivas. Para esto, las tecnologías de la información son herramientas claves, pero que también pueden resultar con­traproducentes.

El correo electrónico es una de esas herramientas que genera debate. ¿Hasta qué hora un jefe puede enviar un e-mail a uno de sus colaboradores o viceversa? ¿Los fines de semana y los días de descanso se debe usar el correo de la oficina? ¿Es una falta de respeto el uso del e-mail en horarios fuera de oficina?

Un antecedente reciente se encuentra en Francia. En el 2014, luego de seis meses de negociaciones entre empresas y sindicatos se modificó un convenio firmado en 1999. En ese país europeo la legislación actual establece que ningún empleado se verá obligado a responder correos electrónicos del trabajo o por celular a su jefe, si ya está fuera de horario de oficina.

Esto se dio luego de acumularse reclamos de llegadas de e-mails y mensajes que aumentaban la carga laboral, fuera del horario establecido. Los empleados franceses solicitaban el pago de estas horas adicionales trabajadas fuera de oficina.

Ahora, los empleados, amparados en esta ley, pueden ignorar completamente cualquier solicitud de trabajo fuera de horas laborales, exceptuando emergencias.
Un caso similar de legislación rige en Alemania y Colombia busca emplear una postura parecida.

Para Lorena Pástor, consultora en talento humano, la carga laboral está consumiendo a los ecuatorianos que trabajan habitualmente más horas de las acordadas en la oficina. “Se ha borrado el límite entre la vida personal y laboral”.

Pástor explica que hoy en día se observa un escenario abrumador de trabajo. Los colaboradores salen de sus oficinas a sus casas, y en ellas siguen trabajando con el celular en mano, mientras sus familiares tratan de tener un momento de interacción familiar. “Tiempo de calidad fuera de oficina no es estar con la familia trabajando desde el teléfono, contestando correos o mensajes referentes al trabajo”, explica.

La clave está en la organización y planificación del tiempo con el trabajo. Según la consultora, una estrategia es dar respuesta inmediata a los e-mails a primera hora de la mañana y, luego, encargarse de las tareas pendientes.

Pástor sugiere que el empleado debe hacer respetar su tiempo. El colaborador debe diferenciar qué es urgente y qué puede esperar hasta el siguiente día. Esto podría ser un mecanismo para dividir entre la línea personal y laboral.

El empleado debe mantener un acuerdo claro y firme con su jefe en cuanto a los horarios de oficina, más aún si ese tiempo extra no se remunera. Para esto, los expertos aconsejan que el trabajador no esté ‘en línea’ desde su celular o computadora. “Hay que evitar que se malinterprete que el estar ‘disponible’ vía celular significa que se deba contestar todo en cuanto al trabajo’’, aclara.

En esto coincide Daniel Dávalos. El gerente de la firma Selecta cree que se debe respetar los horarios porque, de no ser así, puede generar cansancio físico, mental y estrés laboral en los empleados, lo cual baja el nivel de rendimiento.

Cumplir tareas fuera del horario de oficina, según Dávalos, obedece a un desorden administrativo. Por tal razón, los empleadores deben organizarse estratégicamente dentro de la empresa, además tienen que establecer condiciones con sus clientes para no caer en solicitudes ‘urgentes’ fuera del horario de trabajo.

Dávalos considera que las tareas deben realizarse dentro del horario fijo, excepto en casos de emergencias que deben especificarse con anticipación. “Los horarios de descanso son para desconectarse no solo físicamente de la oficina, sino también de cualquier medio que te incite a trabajar más. Lo adecuado es trabajar 40 horas semanales y no exceder las 12 diarias”, refiere el ejecutivo.

Para Dávalos, cuando existe saturación de trabajo, es necesario establecer estándares de autogestión, como políticas internas que direccionen la carga laboral. Por ejemplo, dice, los correos deben responderse hasta dos horas después de enviado dentro del horario de oficina y no pasada las 18:00.

“Hay que ser respetuosos con el tiempo de los empleados. No se debe aceptar trabajar fuera de oficina, para tener tiempo personal”.

En el caso de eventos o proyectos ‘especiales’ que ameriten alargar la carga horaria, debe haber un acuerdo previo entre empresa y colaborador, sugiere Dávalos.

Fernando Valenzuela, colaborador de la compañía de software Bayteq, cree que la respuesta de trabajo (vía computador o celular) debe ser una responsabilidad compartida con la empresa. Es decir, ser buen trabajador dentro de las ocho horas establecidas por la empresa.
Una excepción, añade, puede darse en temas de última hora. “Hay que buscar la manera de coordinar correctamente los horarios. Evitar caer en la adicción al trabajo. Todo tiene su momento”, argumenta el analista de sistemas.