Los momentos de incertidumbre social pueden llegar a repercutir en las organizaciones. Eso se está viviendo en la actualidad por la pandemia de covid-19; el desconocimiento de las cosas aumenta la inseguridad, se crean rumores y aparecen falsos mensajes.

En situaciones como esta, la comunicación resulta ser una herramienta muy efectiva para acompañar y acelerar la implementación de procesos y planes de acción urgentes en las firmas.

La comunicación implica cultivar las relaciones institucionales, la publicidad, las relaciones públicas, la gestión de las redes sociales, la comunicación con los empleados, entre otros.

Es importante recordar que la comunicación interna es una herramienta estratégica clave en las empresas, ya que a través del buen uso de la información corporativa se pueden transmitir correctamente las acciones que la organización tomará en las crisis.

Para Carmen Sánchez, directora regional de Atrevia, es importante que las firmas sean proactivas. Esto permite tener el control de la situación y evitar generar inseguridades en los colaboradores.

“Las compañías deben tener claros los objetivos para manejar bien la crisis: controlar y contener. Eso permitirá generar confianza en el personal y que este logre adaptarse a los cambios”, comenta.

La comunicación bien administrada en una crisis puede incluso revertir la situación y construir la reputación de una empresa.

Se puede diseñar un mensaje adaptado a las diferentes realidades internas. Entre las cualidades que debe tener este mensaje están: que sea informativo, simple y cercano.

Para gestionar la comunicación de la crisis se debe considerar el establecer diálogos con los integrantes de la organización para conocer las diferentes opciones y analizar los mecanismos con los que se pueden tomar acciones estratégicas.

Hoy, la comunicación en los equipos de trabajo de una compañía es fundamental, tomando en cuenta que gran cantidad de gente está en el teletrabajo.

Oswaldo Paredes, gerente de HR&SS Consulting, explica que cuando las empresas realizan operaciones remotas, el mantenerse informados de todas las decisiones permitirá la continuidad de los procesos de la firma.

“Hay que dar directrices claras, y dentro de eso está qué se va aprendiendo con el tiempo y con los cambios de las medidas que se van tomando”, expresa.

Además, una empresa debe informar la agenda de trabajo que se tiene prevista para cada semana, cuáles son las previsiones, identificar los requerimientos qué se tiene de documentación, logística, economía, entre otros.

Sánchez menciona que si una empresa tiene las posibilidades de laborar vía Internet, debe organizar bien a sus colaboradores y así tendrá mayor control en las actividades programadas.

Por otro lado, si una institución no puede suspender sus operaciones, es importante que genere positivismo en el ambiente de trabajo, para que el personal se sienta motivado y siga productivo.

Se debe dar tranquilidad al personal, indicarle las decisiones que se tomarán para que todo marche de la mejor forma.

Paredes añade que los gerentes o líderes de grupos deben dar respuesta de todo a los empleados. La comunicación debe ser permanente a través de correos electrónicos o reuniones vía Internet.

Roberto Estrada, socio Deloitte, señala que la falta de comunicación con el personal en una operación remota es como dejar “que se desbande todo”.

“Hay formas de comunicarse de manera inmediata. Hemos sobreestimado la capacidad de las personas de trabajar en solitario. Subvaloramos eso. La comunicación hoy es fundamental”, manifiesta.

En este sentido, tener una política de comunicación de crisis transparente y veraz es vital para cualquier organización.

A través de ella se pueden compartir ideas, sentimientos, opiniones y pensamientos; y estos a su vez forman la imagen y cultura de la empresa.

Después de una crisis, las compañías tendrán que hacer un plan para evaluar la gestión realizada. A su vez poner en marcha programas de reconstrucción o recuperación de clima laboral, normalizando los procesos de comunicación y buscando mejorías en las líneas de actuación por si existe una próxima eventualidad.

Sobre el manejo de la información, Deloitte explica que es necesario formular planes de respuesta de emergencia en materia de seguridad de la misma y así garantizar la estabilidad de las operaciones. Deben existir protocolos para asegurar el funcionamiento de redes, sistemas y aplicaciones.

Es fundamental proteger la privacidad personal y de los datos, tanto de clientes como de empleados. En el caso de los datos clínicos y médicos, se debe establecer un control de acceso.