Culmina el primer semestre del año y, como es costumbre en muchas empresas, se entrega el informe de resultados económicos alcanzados en este período.

La mitad del éxito en la entrega de estos reportes reside en la preparación y dominio del tema. La otra mitad está en la capacidad de los jefes para exponer oralmente. Es la opinión de Rosalinda Villalva, directora de Consultoría Gerencial.

Aprender a expresarse oralmente se vuelve cada vez más importante, dice la experta. De estas exposiciones depende el entendimiento y motivación de los colaboradores de una empresa. “No basta con que el gerente conozca los resultados, debe manifestarlos de forma clara”.

De esta manera, indica Villalva, se pueden corregir errores en el caso de que sean resultados negativos. En el caso de tener resultados positivos se invita a los bajos mandos a potenciar las fortalezas.

Pero, ¿cuáles son los elementos que hacen exitosa una presentación oral? Para Efraín Luna, director de la carrera de Comunicación de la Universidad Católica de Santiago de Guayaquil (UCSG), son aspectos tanto verbales como no verbales. Entre los aspectos verbales menciona mantener un buen tono de voz, una correcta dicción y dominar un vocabulario amplio. “El contenido se puede ver afectado por el mal uso del lenguaje y se generan escollos en la comunicación”. Entre los aspectos no verbales menciona ubicarse en una posición correcta, vestir de acuerdo con la ocasión y cuidar el movimiento de las manos. “El dominio escénico es clave para generar credibilidad”.

Además ser conciso es fundamental, por razones de tiempo. Luna indica que los ejecutivos buscan minimizar los minutos invertidos en este tipo de actividades no cotidianas. Lo efectivo sería hacer una presentación concreta, brindando datos específicos y resultados claros.

Carlos Medina es presidente de Servicap, una firma dedicada a brindar servicios de capacitación y asesoría empresarial en Guayaquil y Santa Elena. Medina comenta que todos estos elementos deben ser aplicados siguiendo un proceso.

Para él, son cuatro los pasos que deben considerarse para realizar una exposición efectiva. Son la apertura, el mensaje, el uso de evidencia y el cierre.

La apertura debe ser impactante para llamar la atención de los interlocutores. Este paso es fundamental, ya que debe transmitir claramente a los colaboradores la importancia del mensaje que se va a presentar posteriormente, dice Medina.

El mensaje, que en este caso son los resultados financieros, debe transmitirse de forma directa y concisa, destacando los puntos de mayor relevancia. El gerente debe mostrar dominio total del tema.

Luego, el jefe debe usar evidencias. Esto significa que debe respaldar la información que ha presentado. En el caso del informe, debe explicar los motivos por los cuáles la firma ha obtenido determinados resultados y compararlos con los objetivos que se plantearon al inicio del año.

Finalmente, señala Medina, se realiza el cierre de la presentación. El cierre es tan importante como el mensaje. Se trata de concluir demostrando los impactos de los resultados, sean estos positivos o negativos. “Del énfasis que se dé en el cierre, dependerá la motivación de los empleados para el trabajo a realizar el resto del año”.