En el pasado, el teletrabajo era una actividad en que los empleados estaban mal equipados, arrumados y a la que solo se recurría para casos excepcionales.

Pero en 2020, muchos espacios de trabajo en casa se asemejan cada vez más a un centro de comando militar: múltiples pantallas, equipos de alta tecnología y áreas de la casa preparadas para una reunión de Zoom. Y todo eso implica dinero.

Lo positivo es que alrededor de dos tercios de las compañías están haciéndose cargo de las necesidades de trabajadores remotos.

De acuerdo a una encuesta de la consultora Mercer, el 55% cubre los costos de las ‘laptops’, un 33% por los teléfonos móviles, el 26% por las impresiones y el 24% por el equipo ergonómico. Solo un 32% de las empresas dijo que no se estaba ocupando de estos costos.

“El cambio al trabajo remoto significa que muchos empleados ahora tienen que pedir a sus empresas que cubran los costos asociados con la instalación y el mantenimiento de una oficina en casa”, asegura Kathleen Burns Kingsbury, experta en psicología de rentas y autora de ‘Breaking Money Silence’. “Esto implica que muchos busquen mejores prácticas, que les permitan llevar una negociación de los gastos de oficina en casa”, sostuvo.

Por supuesto, nos encontramos en una situación nueva y cambiante, y tanto las empresas como los empleados están aprendiendo sobre la marcha.

Las preguntas en la mente de la mayoría de las personas: ¿Qué es exactamente lo que se le puede reembolsar? ¿Qué se puede deducir de sus impuestos? ¿Y cómo presentarle a su jefe un argumento sólido por las cosas que cree que su empresa debería pagar?

Al considerar los costos de la configuración de una ‘home office’, hay aspectos a tener en cuenta.

Habilidades de negociación
Obtener un reembolso por los gastos de la oficina en casa no siempre es un problema en blanco y negro; es posible que tus jefes necesiten algo de convicción. Simplemente “piense como el director financiero”, aconseja Kingsbury. “Vincula tu solicitud a un aumento de la productividad y los ingresos, si es posible”. No intentes arruinar el presupuesto por completo solo pidiendo equipos de primera línea, sino que brinda opciones para elegir.

Y si obtienes un “no” inicial, pregunta qué deberías cambiar para que se apruebe tu solicitud, dice Kingsbury. “Luego, trabaja para obtener una segunda solicitud en uno o dos meses”, agrega.

Escoger las batallas
No todos los costos serán cubiertos por tu empleador, así que en lugar de apuntar a la Luna y pedir todo, concéntrate en los elementos que tienen la mejor justificación para el apoyo financiero.

Por ejemplo, en la encuesta de Mercer, solo el 4% de las empresas reportan ayudas con el costo de los servicios públicos del hogar, por lo que es posible que esa área no represente tu mejor oportunidad de éxito. En comparación, según una nueva encuesta realizada por ONG WorldatWork, el 25% de las empresas cubren el acceso a Internet para los empleados que trabajan desde casa.

Las cuestiones fiscales
Para los empleados asalariados, la mejor ruta es lograr que los empleadores paguen por adelantado el equipo y los suministros de oficina en el hogar o que se les reembolse.
Según la ley fiscal actual, estos empleados no pueden deducir esos gastos de bolsillo en sus propios impuestos a partir del 15 de abril, según Michael Hennessy, planificador financiero de Harbor Crest Wealth Advisors en Fort Lauderdale, Florida. Pero, si no eres un empleado bajo contrato formal, por ejemplo, esas reglas no se aplican necesariamente.

“Siempre que trabaje por cuenta propia y parte de su casa se utilice para uso comercial, puede aprovechar la deducción de la oficina en casa”, dice Hennessy. De esa manera, un porcentaje de los costos relacionados como los intereses hipotecarios, seguros, suministros, servicios públicos y reparaciones serán deducibles.

Más allá de la tecnología
Una computadora portátil y una conexión a Internet son los componentes básicos más obvios para una configuración de trabajo desde casa. Pero otros elementos también son importantes, como la silla en la que te sientas durante varias horas al día.

Entre las organizaciones que hicieron la transición a arreglos de trabajo desde casa a tiempo completo durante la pandemia, el 27% ofrece descuentos en muebles, el 21% los proporciona directamente y el 18% proporciona un estipendio, según una encuesta de muebles de oficina Steelcase.

“Creemos que veremos aún más apoyo de la empresa con el tiempo”, dice Caroline Kelly, gerente de investigación de Steelcase. “Las expectativas de los empleados están cambiando y las empresas están acomodándose a ellas”.

32 % de empresas en los Estados Unidos no ha contemplado asumir costos de teletrabajo